职业“买买买”到底有多爽?

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职业“买买买”到底有多爽?

在职场,有一个被所有人忽略的岗位。当它正常运作的时候,几乎没有存在感,当它缺失的时候,大家会突然意识到它的重要性。

如果说什么职业最容易被认为是“打杂的”,那么公司里的行政采购一定榜上有名。

“都是小事儿,但都是不能出错的小事儿。”姚富强如此定义自己的工作。

曾经做过总裁助理,由于“愿意管闲事”和“对数字敏感的强迫症”,35岁的他成为了小鹏汽车北京行政负责人,负责管理整个北京地区的行政工作。在姚富强的工作日常里,充斥着各种杂事:包括管理办公空间、装修办公场地、行政采购,也包括发放工卡、设置门禁等。

行政采购一般会包括办公用品、MRO(维修运营)、员工福利等非生产性物资的采购活动。这其中,办公用品和MRO采购的数字化进程走在前列,两大品类市场规模都超过2万亿,但数字化渗透率均不足5%。《2021中国数字化采购发展报告》显示,直到2021年开始,我国的数字化采购市场才正式进入成长期。

根据亿欧智库市场规模模型测算,中国数字化采购行业2020年市场规模达到3.04万亿人民币,预计2022年达到4.32万亿,2018-2022年复合年增长率为13.1%,可见整个市场拥有着巨大潜力。

前不久,埃森哲(Accenture)研究了在采购组织中排名前10%的“采购大师”们(procurement masters),结果显示,采购大师通过采购组织效能可以达成15倍的投资回报率,同时他们中的63%可以比其他部门有更好的资本效率。

近期,我们也对话了五位行政采购人,听了一线采购人的职业故事。

姚富强, 85后,小鹏汽车北京行政负责人,从事行政采购工作4年。

隋心,90后,华润雪花行政管理部总部行政事务经理,从事行政采购工作8年。

韩婷,85后 ,曾任两家大型企业行政负责人,从事行政采购工作10年。

曹宇,85后,梦想加高级行政专员,从事行政采购工作超过10年。

冯欣,95后,58集团采购高级专员,从事行政采购工作超过4年。

职业“买买买”到底有多爽?

“就算是打杂的,

那也是专业打杂的”

职业“买买买”到底有多爽?

和姚富强一样,韩婷也算是一个“老行政人”了。今年刚好是她从事行政工作的第十年。现在,韩婷所在的行政部门有18人,需要服务整个公司大约2000名员工。在工作之余,韩婷最喜欢做的事是滑雪,“冬季可能周末都是属于雪场的。”

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韩婷酷爱单板滑雪 韩婷酷爱单板滑雪

韩婷说:“我们公司在国内22个城市设了30多个办公地点,核心office的数量在12个左右,在核心office才会配置行政。其他的分散型office会通过BP的方式进行行政事务的管理。目前我们行政部门看起来人力充足,但面对这种分散办公的状态,还是挺吃力的。”

韩婷介绍,在现在的公司里,只有两个部门具有采购权限,分别是行政部和集团采购部。她说:“在采购方面,会采取交叉配合的方式。日常经营类费用,由行政部门自主决定费用支出。当涉及到房产类、装修类或超过一定金额的家具类采购,我们会联合采购部进行招标,来保证我们在最优资源下选择最优的价格。”

一个采购人的价值最直观的体现就在于成本的管控。明确需求是一切的基础,也是做好采购的必要条件,比如采购什么东西?标准是什么?需求量是多少?什么时候要?

韩婷说:“行政工作看上去是一堆小事,但是每个小事其实都不能出问题。例如一个集团性质的公司,资产通常逾万件,怎么样去保证新购的资产和已经在资产清单上的资产良性运转。从人到物的‘入离调转’,怎么样保证资产的可视化,没有一定年头的经验积累,是没法从零开始干的。”

另一方面,在姚富强看来,他希望在采购方面能做一种类似于sop的标准,可以跟供应商把事情讲清楚,充分理解采购需求之后,再进行匹配,然后可以快速完成采购。

他充满自信地说:“比买东西,我们行政采购人是专业的。”

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采购人省钱是本事,

会花钱也是本事

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在企业中,采购是和钱接触最多的部门之一。

不了解的人可能认为行政采购不是特别难的事,事实上这是一个“技术活”。采购必须要学习的就是财务基础知识,因为采购部门是一个花钱的部门,花钱的部门就要受到财务的监管和约束。那么作为一个采购人,需要会做预算、懂分析,还要对数字和钱非常敏感。

毕竟,在采购人的预算里,每一分钱都要发挥最大的价值。

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采购还需要准确理解需求方要做的事情和要买的东西,哪怕这是你之前从未接触过的领域。而且有时候,项目很着急,作为采购部门要考虑价格,而对于需求部门来说,这是一个时间敏感型需求,可能对价格并不太在意。因此采购在处理需求的时候,要对需求方的实际意图有清晰判断,平衡好价格、质量和效率。”

在韩婷看来也是如此,老板最关心的是今年花了多少钱,节省了多少钱。所以行政采购等工作都会更关注费用支出,是否在公司预算内,以及有没有可能为公司省点钱。

韩婷表示:“行政工作难以量化描述,一般我们会展示一些指标类型的工作汇报或者现阶段的一些优化,比如差旅数据上的拉齐,比如去年的平均机票价格和今年酒店价格,这类数据的变化,就是我们去做费控的一些KPI呈现。”

虽然省钱是行政采购人的一个主要KPI,但会花钱也很重要,在成本和效率之间做一个平衡,并不容易,需要多维的考量。

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并非专业出身,

但他们“跨界”成功

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华润雪花行政管理部总部行政事务经理隋心,在大学时学的专业是化学。毕业后,她身边同学中很多人进了研究所或当了老师。而她做着和自己专业“感觉八竿子打不着”的行政工作,并且一做就是八年。

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旅行,是隋心的爱好之一

“我最初应聘的部门是公司实验室,后来通过一次演讲比赛,当时公司的总经理就把我调到了行政。我在大学的时候就是那种活跃分子,组织策划活动没少干,所以办公室的工作做起来还算得心应手。”隋心表示,自己喜欢行政采购的活儿。

而且行政采购人并非没有成长空间。隋心所在的华润雪花啤酒每三年就有一个大型战略研讨会,而她们行政的年度会也会探讨如何进行办公室的变革和创新。隋心说:“以前大家理解的国企央企的行政后勤就是喝茶、看报纸,感觉挺枯燥,但现在的新型行政让我觉得很有意思,每年都在成长。”

比起隋心,曹宇大学学的专业或许跟行政采购的关联性还强一些。

89年出生的曹宇已经在这个行业工作了十年,如今的她是梦想加的高级行政专员。曹宇的父亲是一个会计,由于家人的期望,她大学也读了会计专业。但曹宇并不喜欢会计的工作,她更喜欢跟人打交道,于是毕业后她便开始从“政”。曹宇说:“我发现其实这行有不少和会计的共同点,例如和各种数字打交道,还要会省钱。”

因为专业优势,曹宇在做预算时总能比别人做得更快更准,也更擅长精打细算。她对自己的工作自信满满:“采购的最高目的之一还是省钱,一般我不会超预算。虽然可能对于输出部门挣到的钱来说,我们省出的可能是九牛一毛,但也是我们一分一块省出来的。”

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曹宇的开工Flag

今年,曹宇还给自己立了一个Flag:提升员工的满意度。作为一个老行政人,曹宇说:“如果你想做一个好行政,要让公司可以记住你,我觉得能被人记住,就已经算是一个相对成功的行政了。”

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为了满意度,

他们要懂社交还得会“发福”

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行政采购人不能只要求精打细算,员工满意度也是重要的KPI。

正如姚富强所说:“行政除了本职工作外,还有大量的沟通梳理工作,需要‘情商在线’。”在他看来,行政部门并不“边缘”,相反是一个很容易和员工打成一片的工作,能持续不断收到大家对你的认可,成功的活动还能让大家更加喜欢公司的文化,提升满意度和忠诚度。

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生活中的姚富强,性格乐观开朗

为了提升沟通技巧和效率,姚富强平时会读一下《非暴力沟通》《终身成长》之类的书籍,他说:“类似书籍都是通用的,它不是工具书,是引导你发散的书,包括心理学等其实都对我们工作有很多帮助。”

而为了提升员工福利的满意度,华润雪花行政管理部经理隋心花费了不少小心思,不断升级福利采购模式和产品品类,在她的努力下员工对福利的满意度大幅提升。

在她看来,消费升级让员工福利正在迭代。公司里的员工逐渐年轻化,对于过节不再是统一的需求。以前的福利通常是米面粮油或者一盒月饼、一盒粽子,但现在端午节未必一定要发粽子、中秋节一定发月饼了。

不同企业员工,对于节日的需求是不一样的。有的公司组织员工做一次手工DIY会令员工踊跃报名,但有的公司则不适合。在姚富强的职业生涯中,他感受到互联网公司的行政更倾向于个性化,小鹏汽车这样的企业更喜欢标准化,因此作为行政采购人必须根据企业文化和员工特点进行采购,礼品要贴近公司文化。

每到过年前,韩婷就要提前两个月采购过年福利。先要进行礼品方案的沟通,确定方案,然后工期排期,最后物品交付阶段要安排好物流,确保每个城市的员工都能及时收到礼品。因为互联网企业更关注员工体验式感受,为了让员工们收到有创意的礼品,韩婷也没少花费脑筋去构思。

而对于在大型企业的隋心来说,他们的福利采购相对比较前沿,联合京东企业业务开发了福利平台,以积分的形式发给员工,里面有京东的几十万种商品,大家可以凭自己喜好去兑换,寄到任意地址。隋心说:“ 90后、00后员工的个性化需求会很多,用福利平台就可以将一些采购的自主权去开放给员工,满足大家的个性化需求。”

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对采购人的误解有很多,

不用加班是其中一个

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在今年的开工Flag里,五位行政采购人都不约而同提到了加班。

在大家印象里,程序员是一个脱发高发的职业。然而作为一个从业四年的采购人,96年的冯欣也开始为自己的发量担忧了起来。

冯欣是58集团的一名采购高级专员,他说:“去年随着工作量越来越多,头发越来越少了,我今年立的Flag就是不脱发。”

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冯欣的开工Flag

冯欣说:“对于采购人而言,节省不是降低服务,而是通过各种方式去优化成本。比如在服务质量不降低的情况下,拼在一起提升供货量,可能对方会给我一个更合适的价格。另外要提升满意度,在采购流程上去优化流程、提高效率,给需求人一个更好的服务体验。”

此外,公司也更多地应用数字化系统,当中包括采购系统、结算系统。冯欣说:“结算是一个很重复性的活,有了系统能降低类似工作的精力投入、优化工作效率,尽量让大家把重心不放在重复性工作上,而是放在业务发展上。”

冯欣在大学的专业是工商管理,“刚毕业求职的时候,突发奇想就进来了。”

忙碌的时候,冯欣在一个月内需要并行处理20多个项目。压力大的时候他会去骑摩托或者滑雪。冯欣说:“做了采购之后,思维方式有挺大改变,会情不自禁琢磨这个东西为什么是这个价格,那个楼到底怎么盖,需要报备什么?慢慢就会发现很多东西我都知道了,这也是一个积累经验的过程。”

虽然行政采购部门看似没有太大压力,但是加班也是常态化。

韩婷今年开工后立的Flag也是不加班。然而,行政部门每两个月就要为员工举办一次生日会,每隔两三个月就要过个节,重要的节庆,要提前两个月开始筹备福利产品……这样的节奏让她的Flag堪忧。

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韩婷的开工flag

韩婷说:“我们去年新启office有10个左右,随着项目期、节日的到来,要安排好这些工作并不容易。”韩婷表示,去年底到今年初是很忙碌的,团队很多成员加班到九点后,周六周日也投入进去了。

在这次的对话中他们都频繁提到了三个字——“数字化”。每一个资深的采购人都开始意识到系统化、数字化的平台对于采购工作的重要性。通过高效衔接的数字化工具,基于大数据分析和算法驱动形成决策智能化、流程自动化的全新协作方式,以达到大幅提升采购效率、降低采购成本的目标,变得更敏捷、更透明,同时也能把“不加班”的Flag立稳了。

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未来采购新玩法,

听听采购人怎么说

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诚然,在传统观念里,采购部门的成功与否往往取决于如何节省开支。然而,如今采购职业正在发生天翻地覆的变化,从一个公司的“后勤部门”变成一个协作性和前瞻性极强的组织。数字化创新所带来的价值将远远大于传统采购减少费用带来的利益。因此,采购人所背负的期望值也会越来越高。

埃森哲研究显示,成为真正的采购大师需要彻底地改变采购行为,使采购匹配公司的发展目标。这需要一类全新的CPO——有能力运用分析、财务和战略技能,并引领公司的数字化发展。研究中提及了一家全球领先的能源公司,通过自动化100多项采购、财务和会计任务,每年节省了250万美元。不仅如此,该公司的手工平均处理时间节降也达到了67%。

“做了行政采购才发现,采购真的不简单,尤其是对一些数据分析的要求跟以前不一样了。对于大企业来说,采购在企业当中的价值体现在更集约和更智能。现在我们与京东合作就是如此,京东的品类优势、物流优势、统一电子发票等等简化了不少流程,效率也大幅提升。”隋心深有感触。

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韩婷还记得两年前公司行政部开始进行数字化采购转型的时候,“当时面临比较大的问题是office很多,大家采购方式不同。采购供货周期、价格把控没有标准,所以我们统一上线了京东企业购。京东企业购可以帮助我们解决日常的物品类、资产类、福利用品类的采购。去年数据已经超过百万,这些只是行政口,我们还把它推荐给了其他采购口。通过数字化的方式,能够帮我们做一些费用数据的积累,方便预算跟费用做对比。”

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京东企业会员专享权益

对于冯欣而言,更高效的工作意味着更少的加班时间。他说:“我们现在30个采购人服务公司3万多人。通过京东的VOP,采购系统或是结算系统,都是一种提效方式,对人效提升和减少采购自身工作量都有很大帮助。”

对于曹宇而言,京东物品种类比较全,“通过它帮我们代采,方便统一结款、统一开票,大大降低了人力成本。我对数字化采购的期待是更加多元化,不光是办公用品和福利采购,甚至是维修、装修都能满足。”

可以看到,当前越来越多的企业认识到采购环节在企业降本增效实践中的重要意义,通过数字化采购实现企业的高效管理、开源节流、降低风险成为企业管理升级的必经之路。

而对行政采购人来说,时间可以更多运用到有价值的工作上,自身职业发展也有了更广阔的空间。隋心介绍起自己身边的一位年轻同事,专业学的是计算机,之所以选择有这样专业背景的同学加入,是因为未来行政采购领域会有更多信息化、数字化的需求,对于人才的要求也更多元、更专业。

如今的行政采购人已大不一样,等你真正了解他们后,也会摒弃偏见,由衷喊上一句“WOW,优秀!”而这些行政采购人正是行业趋向专业化、多元化发展的一个缩影。

策划丨三联.CREATIVE

监制丨路瑞海

作者丨Elise、方禾

设计排版丨康紫怡

图片来源丨京东企业业务 视觉中国

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  • 本文由 发表于 2023-02-21 09:34:22
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